忘年会の会費徴収案内メールやタイミングは?集金(会計)タイミングは中締め?

忘年会の会費はできれば事前に徴収をしておきたいところ。

最悪、忘年会の当日に会費徴収することになっても、
忘年会が始まってから会費徴収で席を回るんじゃなくて、
忘年会会場前に受付のようなものを作り、
そこで会費を徴収するようにしましょう。

また忘年会当日に会費徴収の場合には、
十分な量のお釣りも用意しておかないといけません。

会費3000円のところを
1万円で払おうとする人もぜったにいるので、
1000円札・5000円札はたくさん必要になります。

忘年会当日に会費回収ができずに後日回収する場合には、
徴収漏れを防ぐためにlinepayなどアプリを活用するのも一つの手です。

忘年会といえば会費の徴収以外にも、
お店の予約した時間内に参加者を撤収させるとか、
できるだけ多くの人が楽しめるように席の配置を工夫するとか、
ビンゴゲームなどのゲーム・余興を考えるとか、
やることも考えることもたくさんあります。

忘年会シーズンともなるとお店の予約も困難なので、
お店の確保は早めに済ませておいて、
忘年会当日の流れを分刻みのスケジュールで組み立てておくと、
幹事として進行しやすくなりますよ。

忘年会会費を事前徴収が最も無難

忘年会の会費を徴収するにあたっては、
やはり事前徴収しておくのが最も無難です。

忘年会当日だとどうしても、お酒が入ってしまうので、
払った・払わないの押し問答が起こりがち。

お金のトラブルほど人間関係を気まずくすることはありませんから、
できるだけ会費は事前回収しておきましょう。

社内や部署で回覧板のようなものがあれば、
回覧板で事前に忘年会の会費の値段と事前徴収する旨を伝えておいて、
業務の合間に各自を回っていくことができますね。

回覧板のほか、社内メールやチャットなどで忘年会の告知をする場合に
使えるテンプレート(例文)を紹介しておきます。

忘年会の案内(告知)で盛り込むこと

忘年会の案内(告知)には、

  • 日時
  • 場所(店名)
  • 会費
  • 出欠確認(と出欠期限)

の4点は必須項目となります。

これに加えて、

  • 参加者(予定者)
  • 幹事連絡先
  • 集合場所
  • キャンセル料

といった情報も記載をしておいて、
会費に関してはどのように徴収するのかを明記しておくようにしましょう。

忘年会会費を当日徴収する場合

忘年会会費を事前徴収できなかった場合、
たいていは当日回収することになりますが、
できるだけ忘年会が始まる前に会費回収を済ませておきましょう。

受付を設置して会場に入る前に会費徴収

忘年会当日は会場に入る手前に受付を設けて、
そこで会費徴収していくのがベストです。

手前に設置するのが難しい場合や、
人数が多くなればなるほど受付が混雑して渋滞することもあるので、
会場の奥に受付を設置しても構いません。

来た人から(会費の準備ができた人から)
会費を払いに来てもらうように
繰り返しアナウンスをしましょう。

忘年会当時に受付で会費徴収する場合、
徴収漏れをなくす工夫としては、
忘年会参加者の名簿をプリントアウトしておいて、
チェックを入れておくこと。

スマホなどを活用しても良いですが、
こういう時は紙を使うほうが手軽だし手間も少なかったりします。

また、忘年会中に予定しているゲームや余興で使う
カードや名札などを用意しておけば、
払い忘れ防止につながります。

忘年会の乾杯挨拶が始まる前に会費徴収しておきたい

忘年会で受付を設置することができなかった場合も、
できれば忘年会が本格的に始まる乾杯の挨拶の前には、
会費の徴収を済ませておきたいところです。

お酒を飲み始めてしまうと、お酒の勢いもあり、
記憶力も薄れてしまうものですから、
払い忘れや徴収漏れが起こりやすくなってしまいます。

会費の徴収トラブルで、
参加者から追加費用を徴収するなんてことになると、
忘年会の盛り上がりを一気に興ざめさせることになるので、
くれぐれも徴収漏れには気を付けなければいけません。

お釣りを十分に用意をしておく

5000円のように切りの良い会費であれば、
5000円札をある程度そろえておけば良いものの、
3000円とか4000円だと、
1000円札もかなり用意しておく必要があります。

3500円とか4500円のように100円単位になると、
100円玉や500円玉もたくさん必要になります。

忘年会が近づいてきたら、幹事はちょっとした買い物でも、
小銭や千円札がもらえるように1万円などを使って、
支払いをするようにしておくと良いですよ。

最悪の場合、お店で両替してもらうという選択肢もありますが、
お店によっては断られることも多いですし、
店員さんが嫌がるケースもあるので、
お釣りは事前に用意をしておくのがベストです。

寸志をもらったら早目に発表

来賓や役職の高い人(社長や部長、課長など)から
寸志(心付け)として会費とは別にお金をもらった場合。

忘年会参加者には早目に報告するようにしましょう。

タイミングとしては、乾杯が終わった後、
宴会が始まった直後にアナウンスをするのが良いです。

事前に忘年会の会費を徴収していた場合には、
返金するとなると厄介な話になってしまうので、
二次会の費用に回すかもしくは、会社で行われる
その他の公式行事に回すと良いでしょう。

忘年会会費を後日徴収する場合

忘年会の会費を後日徴収することになってしまった場合、
1人とか2人くらいであれば個別に徴収すれば良いですが、
人数が多かったり、他部署で勤務地が違うなど
普段はあまり会わないと、徴収方法に困ってしまいますよね。

もしくは飲み放題コースなどを予約していたわけでじゃなくて、
忘年会が終わってみないと金額がわからないような場合も、
忘年会が終わる直前か後日徴収しなければいけません。

銀行口座を伝えて銀行振り込みしてもらう方法もありますが、
最近だと、linepayなどアプリを活用することもできます。

linepayを使えば、誰が支払って誰が支払っていないかを、
スマホで簡単に確認することができます。

お互いに余計な手間がかからないし、
手数料も銀行振り込み比べて安く済ませることができます。

忘年会のドタキャン・キャンセル料対策

忘年会などの大人数が酸化する飲み会では、
必ずと言って良いほど当日キャンセル(ドタキャン)が発生します。

そうなると幹事として困ってしまうのがキャンセル料で、
ドタキャンした人の分も忘年会に参加をしたとして、
お店にはキャンセル料を払わなければいけません。

ドタキャン対策としては、

  • お店に事前にキャンセルルールを聞いておく
  • 少し人数を減らして予約をする

といった点に気を付けるようにしましょう。

お店に事前にキャンセルルールを聞いておく

お店によって人数が減った際のキャンセルルールが異なります。

前日までに連絡をもらえればキャンセル料はなしという店もあれば、
当日午前中までの連絡はキャンセル料なし、
というお店もあります。

また30人とか50人といった大人数の場合、
2,3人減ったくらいではキャンセル料は取らない、
といったお店もあります。

キャンセル料が発生するにしても、
飲み放題に相当する部分は無料で、
食事についてのみキャンセル料が発生する、
といったルールを設けているお店もあります。

逆にキャンセル料には非常に厳しいお店もあるので、
お店を予約する時点でキャンセルの取り扱いについて、
確認をしておきましょう。

その上で、忘年会の案内告知をする際に、
キャンセル料についても明記をしておきます。

たとえばお店が当日午前中まで待ってくれるというのであれば、

「前日までのキャンセル連絡はキャンセル料は発生しませんが、
 当日になるとキャンセル料が発生するのご了承ください」

といった感じで記載しておきます。

少し人数を減らして予約をする

予約したお店としては、食事の材料の準備もあるため、
人数が減るのは困るけれど、人数が増える分には、
かなり柔軟に対応してくれます。
(むしろ、ウェルカム!といった感じです。)

そこで、当日キャンセル(ドタキャン)が
忘年会で発生することをあらかじめ想定をして、
少し人数を減らして予約をしておきましょう。

割合としては8割~9割が一つの目安で

  • 10人の場合は2人減らして8人
  • 20人の場合は3人減らして17人
  • 30人の場合は5人減らして25人
  • 40人の場合は5人減らして35人
  • 50人の場合は6人減らして44人

といった感じで予約をすると良いですよ。

お店としても、大人数になればなるほど、
数人程度が増えるのはあまり問題はありません。

ただし、座敷ではなく椅子のお店の場合だと、
椅子に座れる人数が限られてしまう分、
ソファ席に座らされる人が多くなってしまい、
参加者としては窮屈になってしまいます。

人数が増減しそうな場合には、
座敷のお店を予約するのが無難です。

飲み会後の会計報告

忘年会で事前に会費徴収をしていて、
お店の予約料金だけではなく余興やゲームにも予算を充てていたり、
寸志をもらっていた場合など、単純に収支計算はできず、
収入と支出をはっきりさせなきゃいけないケースもありますよね。

会社や部署によっても異なると思いますが、
会社からも忘年会費用の一部が支給されていた場合などは、
飲み会後の会計報告も幹事のやるべき仕事の一つと言えるでしょう。

会計報告といっても別に財務諸表のように立派なものを作る必要はなくて、

どこからどれだけの収入があって、
何にどれだけのお金を使って、
どのくらいのお金が余ったのか?

という3点がわかれば良いです。

会計報告はできるだけ早いうちに(できれば翌日のうちに)
参加者に周知するのが理想で、もし寸志や会社の支給金などで、
参加者1人につき1000円くらいキャッシュバックできるほど、
まとまった金額が残った場合にはキャッシュバック方法も明記しましょう。

忘年会の案内メールの文例テンプレート

忘年会の案内メールの例文1

(件名:『◯◯部歓送迎会 会費の事前徴収のお願い』)

◯◯部 各位

皆様、日々の業務お疲れ様です。
◯◯部歓送迎会の件につきまして、先日ご案内しましたとおり、
事前に会費を集めさせていただきたいと思います。
◯月◯日に幹事が集金にまいりますので、ご準備のほどお願いいたします。

なお、歓送迎会は予定通り下記の要領にて実施いたします。

     記

1.日程 ◯◯年◯◯月◯◯日(◯曜日)
2.時間 ◯◯:◯◯?◯◯:◯◯
3.場所 居酒屋◯◯
      住所:
      電話番号:
      地図:(Googleマップ等のURL)
4.会費 ¥◯,◯◯◯.?

すでに参加表明をいただいている方で、急遽ご都合が悪くなられた場合は、
◯月◯日までに、当メールの返信または口頭にて幹事にお知らせください。
当日のキャンセルは返金ができませんので、ご留意いただきますようお願いいたします。

それではよろしくお願いいたします。

代表幹事 ◯◯

忘年会の案内メールの例文2

件名:○○グループ忘年会のご案内

~G各位

お疲れ様です。○○です。

毎日お仕事お疲れ様です。
今年も残すところあとわずかとなりました。
早速ですが、恒例の忘年会の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡申し上げます。


【日時】
○月○日 19時より2時間

【場所】
店名○○  ~駅より徒歩5分
お店情報は以下ご参照ください。
(URL)

【地図】
グーグルマップなどを埋め込む

【会費】
5000円


  • なお、当日の会計をスムーズにするため、会費は事前に徴収させていただくことにいたしました。
    お手数ですが、○日までに田中までお持ちいただきますよう、お願い申し上げます。
  • 尚、キャンセルにつきましては〇日までに田中まで連絡をお願いいたします。

忘年会の案内メールの例文3

毎日お仕事お疲れ様です。
早速ですが、恒例の飲み会を、12月◯日に計画しております。
そろそろ疲れもたまっている頃だと思います。
大いに飲んで食べて語り合いましょう。

======================
1. 日時:   ◯月◯日(◯曜日) ◯時?
2. 場所:多国籍料理「茶卵」(場所は下記URL参照)
  https://www../ 
  tel.00-0000-0000
3. 会費 男性0,000円、女性0,000円

(なお、欠席の場合も0,000円のご協力をお願いします)

出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は後日集金します。よろしくお願いします
【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]

忘年会の案内メールの例文4

今年も残すところあと僅かとなりました。
皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
また、平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが、このたび親睦と交流を兼ねた忘年会を下記の通り企画いたしました。
日頃なかなか一同に会する機会もございませんので、

年末のお忙しい時期ではありますが、是非ご参加ください。

1. 日時:   ◯月◯日(◯曜日) ◯時?
2. 場所:「遠眼鏡」(場所は下記URL参照)
  https://www../ tel.00-0000-0000

3. 会費 男性0,000円、女性0,000円

出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は当日集金します。よろしくお願いします。
【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]

忘年会の案内メールの例文5

件名 【要返信】12/17(水)営業部忘年会のお知らせ

営業部各位

お疲れ様です。営業◆◆課の○○です。
今年も残すところあと僅かとなりました。
早速ですが、親睦と交流を兼ねた恒例の営業課忘年会を下記の通り開催いたします。
諸事厳しい折りではございますが、万障お繰り合わせの上ぜひご参集ください。
 <営業課忘年会>
 日時:12/17(水) 19時~
 場所:居酒屋●● http://xxxx.xxxx.xx
 参加費:4,500円

出欠の連絡は件名を変えずにこのメールの返信にて12/2(火)までにお知らせください。
尚、参加のキャンセルは、2日前(12月15日)19時までに○○までご連絡ください。
それ以降のキャンセルは会費が発生してしまいます。ご了承ください。

コメント

タイトルとURLをコピーしました