忘年会出欠確認時期はいつまで?メール回覧,返信催促(忘年会出欠確認)は?

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忘年会・新年会などの飲み会の出欠確認(日程調整)は、
会場となるお店の予約の関係もあるし、
余興でゲームもする場合には景品の何個用意するのか?
にも関わってくるので、早目に決めておきたいところ。

会社の公式行事としての忘年会のように、
大人数が参加するような飲み会の場合には、
遅くとも1か月前には出欠確認の連絡をしておくべきです。

出欠確認(日程調整)の一般的な流れとしては、
まずはお店の予約状況を確認していくつか候補日を決め、
忘年会や新年会などの会社の公式行事であれば偉い人が
参加できる日程で仮決めとし、全員の出欠確認をしていきます。

個別にメールやラインで出欠確認をするとなると、
みんながバラバラのタイミングで連絡をしてくるので、
整理するのが意外と大変な作業になってしまうので、
調整さんやLINEスケジュールといった機能を使うと良いです。

また出欠確認(日程調整)には必ず回答期限を設けて、
忘年会・新年会前日・当日のドタキャンに備えて、
キャンセル料発生の有無についても
触れておくようにしましょう。

■忘年会など飲み会出欠確認の前に!日程調整メールを

プライベートで数人集まる程度の飲み会であれば、
わざわざ出欠確認なんてする必要なないものの、
会社恒例の忘年会や新年会ともなると参加者も数も増えるため、
事前の出欠確認は必須となります。

誰が来て誰が来ない(来れない)のかをはっきりさせて、
人数を確定しなければお店の予約ができなくなってしまいます。

少なくとも予定している忘年会・新年会などの
開催日1か月前には出欠確認を行い、
早目に人数を確定してお店に連絡をしたいところです。

ただ出欠確認の前にやらなければいけないのは、
まずは日程調整です。

忘年会が行われるのは例年、
11月後半から12月いっぱいです。

会社によっては「12月第1週目の金曜日」のように、
例年、忘年会の日と決まっているケースもあるでしょう。

忘年会や新年会の幹事を任された場合、
まずは先輩や上司ともよく相談をして、
ざっくりとした忘年会の開催時期を決めておきましょう。

・スケジュール確認の順番

忘年会・新年会などの飲み会の出欠確認(日程調整)は、

自分のスケジュール
お店(ホテル)の予約状況
偉い人のスケジュール
幹事をサポートのスケジュール

といった順番でスケジュールを確認していきます。

何はともあれ、忘年会・新年会などの飲み会の開催場所を
確保できなければ話は全く前に進みません。

そこで候補となるお店(ホテル)を
いくつかピックアップして優先順位を決め、
空いている日時を確認して候補日をいくつか決めます。

次に会社の中で偉い人(役職の高い人)に連絡して、
候補日の中で都合の良い日を選んでもらいます。

回答の結果、偉い人の参加率が最も高い日か、
もしくは最も偉い人が参加できる日を基準に、
忘年会・新年会などの飲み会の開催日を決定します。

忘年会に参加したほうが良い人に対して、
その後、メールや回覧板などで一斉連絡をして、
出欠確認を取っていくわけですが、
幹事をサポートしてくれそうな人に対しては、
できるだけ事前にスケジュールを抑えておきましょう。

忘年会・新年会などの飲み会の規模が大きくなればなるほど、
幹事が一人ではやることが増えて手に余るようになります。

受付業務や飲み会の挨拶進行、二次会の誘導などなど、
幹事の仕事はたくさんあるので、幹事をサポートしてくれる人が
必要になってきます。

・忘年会・新年会などの飲み会でスムーズにお店予約するコツ

仲の良い同僚やプライベートの飲み会であれば、
人数もそれほど多くはないので、お店の予約には、
それほど困ることはないでしょう。

本当ならば4人しか座れない席でも、
6人くらいであれば何とか座れるので、
ぎりぎり予約出来たりします。

けれども忘年会・新年会などのように大規模な飲み会になると、
選べるお店も限られてくる上に、
他の会社や同窓会などの忘年会・新年会が同じ時期に集中するため、
それこそ、予約の奪い合いのような状態になります。

スムーズにお店予約するには、
とにかく早めにお店の候補を絞り込んでおいて、
予約状況を確認しておくことです。

11月後半に入ってくると、
忘年会・新年会に適したお店というのは、
次々と予約でいっぱいになってしまうので、
11月上旬にはお店の候補は絞り込んでおきたいところ。

また、参加者によって苦手な食べ物や、
アレルギーの問題もあったりするし、
偉い人がビールの銘柄にこだわりを持っていることもあります。

そうした細かい事情に関しては、
あらかじめ上司や先輩に確認をしておきましょう。

■忘年会などの飲み会出欠確認に使えるwebツールやアプリ

参加人数が4人とか5人程度の忘年会・新年会であれば、
適当にライングループを作るだけで問題なく出欠確認ができますが
20人とか30人のように参加者の多い飲み会になってくると、
出欠確認のやり方も工夫しなければいけません。

ライングループではとても出欠確認を整理することはできないし、
メールで個別に連絡をもらうのも収集がつかなくなります。

ネットでは無料で使える出欠確認アプリ・webサービスがありますから、
そういったツールを活用するようにしましょう。

調整丸
調整さん
とっとと決め太郎
伝助
トントン
SYUUGO
LINEスケジュール

といったものがありますが、
普段から使っている出欠確認(日程調整)ツールがあるなら、
そのツールを使うのが良いですね。

調整さん
https://chouseisan.com/

URLを共有するだけでイベントの出欠確認や
日程の調整が簡単にできる便利ツールです。

アプリなどのダウンロードや
会員登録やログインの必要がなく、
サイトにアクセスするだけで
最短30秒ほどで出欠確認表を作成できます。

パソコン・スマホどちらからでも
ブラウザ経由で簡単にアクセスできるし
登録可能人数に上限がありません。

大人数の忘年会・新年会などのイベントにも活用できます。

伝助
https://www.densuke.biz/

アカウント登録や個人情報の入力は必要なく、
出欠状況をリアルタイムで確認することができます。

web上からイベントを作成し、
候補日程などの記入項目を入力すると
専用のイベントページが完成するので、
指定のURLを参加者に一斉連絡をすればOKです。

日程は「○」「△」「×」を選択することができ、
コメント欄には簡単なメッセージを入れることもできるので、
参加者の個別の要望や都合も把握しやすいです。

トントン
http://tonton.amaneku.com/

ユーザー登録や アプリのインストールなどは不要のWebサービスです。

カレンダーから候補日と時間帯を選択し、
登録したURLをメンバーに送付するだけ。

参加者も、送付されたURLから日程を
記入するだけで予定が反映されます。

とっとと決め太郎
https://www.freeml.com/kimetaro/

ツイッターとの連動が素晴らしい
出欠確認ツールです。

会員登録不要
PC・携帯・スマートフォンに完全対応。

witterアカウントでログインして予定を設定すれば、
フォロワー一覧からメンバーを選ぶだけで、
候補の日時をTwitterのDMで知らせることができます。

ツイッター以外だと、Gmail、Googleカレンダーなどの
外部サービスとも連携することができます。

調整丸
https://chosei.gnavi.co.jp/

大人数のスケジュールを手軽に調整&
一括管理できるのは他のツールとあまり変わりはないものの、
「スーパーらくらく幹事さん」という独自機能があります。

もともとぐるなびが開発したツールでもあるので、
決まった日程と参加人数などの希望条件に入力すると、
条件に合った飲食店からオファーが届くので、
お店選びを楽に進めることができます。

SYUUGO
https://syuugo.com/

一般的な出欠確認機能に加えて、
出席者の最寄り駅の情報をもとに、
会場となる飲食店の提案をしてくれるところが、
ぐるなびとよく似ています。

もちろん、PC、スマホともに利用可能。

幹事がイベント名と候補日時の選択肢を入力し、
発行された回答用のURLを全員に周知をして
参加の可否を登録してもらいます。

LINEスケジュール

参加者全員がLINEを使っているのであれば、
LINEスケジュールを使う手もあります。

ただLINEスケジュールだと、
参加人数程度の情報しかわからないので、
数十人規模の忘年会や新年会となると、
当日の受付や集金が大変になってきます。

■忘年会などの飲み会出欠確認の案内メール文例

忘年会などの飲み会出欠確認連絡をするにあたっては、
候補日を連絡する以外にも、案内すべき内容があります。

形式的な挨拶文を記入した後、

日時
会場
会費
会費の回収方法
キャンセル料
回答期限
(二次会参加の有無)

といった点を網羅するようにしましょう。

・忘年会などの飲み会出欠確認の案内メールの例文テンプレート

案内メールの件名の冒頭は、

【○○部忘年会】

といった感じで始めるようにして
忘年会だとすぐにわかるようにしておきましょう。

リマインダーメールなどを送る際、
メールの件名の冒頭を毎回同じにすることで、
参加者の目に留まりやすくなります。

件名:【○○部忘年会】12月5日開催の出欠確認

お疲れ様です。○○部の□□です。

○○部忘年会の開催につきまして、連絡しております。

ご多忙のところ誠に恐れ入りますが、下記詳細をご確認の上、
ご出欠のお返事を頂きますよう宜しくお願い申し上げます。

日時:12月5日(金) 19時~
会場:ビストロ■■ http://xxxx.xxxx.xx
参加費:4,000円(当日受付にて徴収)
回答期限:11月24日

万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、
お手数ですが12月4日(前日)の12時までにご連絡ください。

当日のキャンセルは会費が発生してしまいますのでご了承ください。
よろしくお願い致します。

・忘年会などの飲み会出欠確認の催促

回答期限がまじかになっても返信がない場合や、
回答期限を過ぎてしまった際には、
出欠確認の催促をしなければいけません。

「見落としていた」「うっかり忘れていた」
など、参加者の都合はあるものの、催促される方としては、
あまり強く迫られると気分の良いモノではありません。

催促メールの方はいつも以上にへりくだった表現を
するように気を付けましょう。

また忘年会の日程詳細も忘れずに記入するようにしましょう。

件名:再送【○○部忘年会】12月5日開催の出欠確認

お疲れ様です。○○部の□□です。

先日ご案内しました○○部飲み会の開催日が近づいてまいりましたので、
参加者の方々に改めてご連絡しております。

日程も迫って来たため、誠に勝手ながら予約に手配を進めたく
再度の連絡をさせていただきました。

ご多忙のところ誠に恐れ入りますが、下記詳細をご確認の上、
ご出欠のお返事を頂きますよう宜しくお願い申し上げます。

日時:12月5日(金) 19時~
会場:ビストロ■■ http://xxxx.xxxx.xx
参加費:4,000円(当日受付にて徴収)
回答期限:11月24日

万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、
お手数ですが12月4日(前日)の12時までにご連絡ください。

当日のキャンセルは会費が発生してしまいますのでご了承ください。
よろしくお願い致します。

・忘年会などの飲み会出欠確認のリマインダーメール

忘年会に参加表明している人に対しては、
日程が迫ってきたらリマインダーメールを送って、
うっかり防止に努めましょう。

忘年会があることをすっかり忘れていたうえに、
他に外せない用事が入ってしまったような人もいるかもしれません。

人数が減って困るのは、幹事をはじめとして他の参加者なので、
人数はできるだけ正確に把握をしておきたいところです。

件名:【○○部忘年会】12月5日開催リマインダー

お疲れ様です。○○部の□□です。

いよいよ明日(本日)、○○部飲み会です。

日時:12月5日(金) 19時~
会場:ビストロ■■ http://xxxx.xxxx.xx
参加費:4,000円(当日受付にて徴収)

お忙しいとは思いますが、開始時間に間に合うように来ていただけると助かります。
もし道に迷われたりした場合は、□□(090-xxxx-xxxx)までご連絡ください。

それでは明日(本日)よろしくお願い致します。

■忘年会などの飲み会をスムーズにやり遂げる幹事のコツ

大人数が集まる忘年会などの飲み会で幹事を任されたら、
お店の予約から始まって日程調整、当日の司会や受付、
忘年会後の会計報告など、多忙を極めます。

ただ、幹事が慌ててしまうと、
忘年会の開催もスムーズに進まなくなってしまい、
「アイツが幹事の年はひどかったな。。」
と、悪い意味で評判が広がることも考えられます。

忘年会などの飲み会をスムーズにやり遂げる幹事のコツとして、

・早目に日程調整する
・予約人数の変更可否をお店に確認
・2次会のお店も早めに確保
・分単位で当日スケジュールを立てておく

といった点に気を配るようにしましょう。

・早目に日程調整する

幹事を任されることになっておそらく一番てこずるのは、
日程調整です。

全員がもれなく参加できる日程があれば良いですが、
そんな奇跡的な偶然はめったに起こるものではありません。

偉い人の参加状況がバラバラになってしまったり、
参加者の都合がまばらになってしまうといった状況がありえます。

ただ日程調整をできるだけ早めに進めておけば、
多くの人の日程を抑えやすくなります。

お店だって非常に予約を取りやすくなりますから、
日程調整はとにかく早目にすするようにしましょう。

・予約人数の変更可否をお店に確認

お店の予約をする際は、まずはじめに候補日をいくつか仮決めし、
その後、忘年会参加者の日程調整を済ませた後に本決めをします。

予約人数について、お店としても早く知りたいところでしょうが、
幹事としても前日まで人数が変動することは予想されます。

最悪の場合、いつまでに予約人数を確定しなければいけないか?
キャンセル料はいつから発生するのか?
といった点を確認しておきましょう。

・2次会のお店も早めに確保

忘年会・新年会などの後には二次会もやることが
恒例となっている場合には、
2次会のお店も早めに確保しなければいけません。

忘年会・新年会などの飲み会の出欠確認の際に、
2次会の出欠も取っていた場合には、
あらかじめお店を予約しておくことができます。

もしくは当日の受付の段階で2次会の参加有無を確認し、
忘年会・新年会の最中に二次会のお店を決める、
といったやり方があります。

18時台や19時台の予約とは違って、
20時以降となる2次会の予約は、
忘年会・新年会シーズンでも割と空いているお店が増えるので、
当日でも割と狙っていたお店を確保しやすいです。

・分単位で当日スケジュールを立てておく

大規模な忘年会・新年会などの飲み会になればなるほど、
偉い人の挨拶が何度かあったり、
余興ゲームの時間があったりします。

たんなる飲み会とは違ってやることがうんと増えるので、
あらかじめ当日スケジュールをしっかり決めておきましょう。

当日スケジュールをざっくりと決めるのではなくて、
しっかりと分単位で考えておくと、当日の進行状況が
遅れているのか?順調なのか?を把握しやすくなります。

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